เนื่องจากมีหลายคนถามมาว่าเธมส์พอมี concept ในการบริหารงานมาแบ่งปันกันบ้างไหม วันนี้เธมส์เลยอยากเอา framework ทางความคิดที่ตัวเองใช้มาเล่าสู่กันฟังครับ (ขอออกตัวก่อนเลยว่าตัวเองไม่ได้เก่งอะไร และก็ยังต้องปรับปรุงหลายๆสิ่งต่อไปให้ดีขึ้นเรื่อยๆเช่นเดียวกัน)

1. คัดกรองสิ่งที่ไม่ต้องทำออก

เรื่องในชีวิตมันเยอะมากครับ ซึ่งก็ต้องยอมรับว่า เราไม่สามารถทำทุกอย่างที่ทุกคนต้องการได้ ไม่ว่าจะอยากทำมันให้ได้แค่ไหนก็ตาม เพราะฉะนั้นเราจำเป็นต้องเลือกครับ และสิ่งที่เราเลือกต้องสอดคล้องกับสิ่งที่เราให้ความสำคัญในชีวิต เป้าหมายที่เราอยากจะไป จำไว้เสมอว่า ทุกครั้งที่เราตอบตกลงอะไรกับใคร หมายถึงการตอบปฏิเสธต่ออีกสิ่งหนึ่ง อีกคนหนึ่งไปพร้อมๆกันด้วยเสมอ

เป้าหมายชีวิต ลำดับความสำคัญของเรื่องในชีวิต จะทำหน้าที่เป็นเหมือนตัวกำหนดทิศทาง และกรวยที่คอยกรองสิ่งที่ยังไม่ใช่ ยังไม่ต้องทำออกไป ซึ่งหลักการนี้ไม่ได้ใช้แค่การบริหารชีวิต แต่รวมไปถึงการบริหารงานด้วยครับ

2. เอาสิ่งที่ต้องทำมาเรียง priority

เมื่อเราได้ของดีออกมาจากการกรองแล้ว ค่อยเอาของดีนั้นมาเรียงว่า อะไรคือสิ่งที่เราจำเป็นต้องทำก่อนทำหลัง ซึ่งถ้าว่ากันด้วยเรื่องของการทำงาน เอาจริงๆก็คงมีหลักการจัดเรียงไม่กี่อย่าง

  • งานไหนมี Impact ต่อองค์กร ต่อลูกค้ามาก
  • งานไหนด่วนกว่า
  • งานไหนต้องเป็นฉันที่ทำเท่านั้น
  • งานไหนที่คนอื่นทำต่อไม่ได้ถ้าไม่ได้รับงานจากฉัน
    ซึ่ง criteria พวกนี้ก็ถูกนำมาใช้ในการเรียงลำดับสลับสับเปลี่ยนความสำคัญของงานในแต่ละช่วงกันตามความเหมาะสมไปเรื่อยๆครับ

3. เพิ่ม efficiency

เมื่อเรียงลำดับงานเสร็จแล้ว ก็เริ่มทำงานตามที่เรียงลำดับไว้ครับ ซึ่งสิ่งที่เราจำเป็นต้องทำคือหาทางเพิ่ม efficiency ในการทำงานให้ได้ ทำให้มันจบให้ได้ในเวลาที่เหมาะสม (เราจะไม่คุยกันถึง effectiveness นะครับ เพราะงานคุณอยู่ในหมวด effective ตั้งแต่คุณคัดกรองและเรียงลำดับความสำคัญมันออกมาแล้ว)

ซึ่งการเพิ่ม efficiency จริงๆมันทำได้หลายวิธีมาก เช่น

  • พัฒนาตัวเอง/เทคนิคในการทำงาน-การหยุดพัก
  • พัฒนาคนอื่นให้มาทำงานแทนคุณให้ได้
  • หาระบบมาช่วยคุณทำงาน หรือ
  • พัฒนาสิ่งแวดล้อมรอบตัวคุณเพื่อเอื้อให้คุณทำงานได้ดีขึ้น (ข้อนี้คนไม่ค่อยนึกถึงกัน แต่สำคัญมาก และมีผลมากต่อ efficiency อย่างไม่น่าเชื่อครับ)

4. เพิ่ม productivity

เมื่อคุณเพิ่ม efficiency ให้กับตัวเองได้ ทำงานที่ต้องทำให้เสร็จในเวลาที่ไวกว่าเดิมได้ เช่น จากเดิมทำงาน 3 อย่าง ใช้เวลา 3 ชั่วโมง ต่อมาคุณทำงานเสร็จ 3 อย่างในเวลา 2 ชั่วโมง

หมายความว่าเราจะมี time slot เหลือให้สามารถไปทำงานอื่นที่สำคัญเพิ่มได้อีกถึง 1 ชั่วโมง สิ่งนี้นำมาสู่ productivity ที่เพิ่มขึ้น หากเราเลือกที่จะดึงงานที่คัดมาแล้วมาทำต่อนั่นเองครับ

และนี่ก็คือ framework ทางความคิดที่เธมส์ใช้ในการวางแผนการทำงานซึ่งหวังว่าจะเป็นประโยชน์และทำให้พวกเราทำงานกันได้ smart มากกว่าเดิมครับ : )
—-

ติดตาม ช่องทางอื่นๆกันไว้ได้ครับ จะได้ไม่พลาด content ใหม่ๆหลายๆรูปแบบตามด้านล่างครับ : )
.
ช่อง Podcast
Apple podcast: apple.co/39u9zQI
Spotify: spoti.fi/36flUGo
Soundcloud: https://bit.ly/3dbj742
Podbean: www.podbean.com/ei/dir-dqcdd-7967659
.
ช่อง Youtube: https://bit.ly/2VVg9eh

เธมส์THINKต่าง #2050Podcast